사내 문서

 

예전에 친구들끼리 어릴떄 스타트업과 다양한 업무 프로세스를 몸으로 격으면서 사내문서의 보고 프로세스를 이용한 부족한 점들을 이해한다면

 

좀더 나아진 상태로 밀려드는 일처리를 할 수 있을 것이라는 막대함 기대감이 있었다 .

 

 

대학에서 쓰는 보고의 형식과 스타트업을 할 때 쓰이는 보고서의 형식 등을 막론하고 결국은 업무에 대한 이해와 조직이 시장에서 살아남는 대화와 소통방법을 알아야함을 조금 이때 알게된 것 같다 .

 

결국은 어떻게 일을하고 관리할 것인지가 가장 중요한 핵심이었다.

 

일의 프로세스나 사수가 없는상태에서 누가 가르쳐 주기 이전에 스스로 찾아서배우는방법인데 

 

지금까지 린이든 애자일이든 다양한 프로젝트를 진행해오는 과정을 겉으로라도 보면서 보이는 문서의 종류는 너무나 다양하다 

 

몇가지를 정리해보자면 

 

공통문서 

인사 

총무

영업

노무

경리

구매

관리 

 

정도로 나눌 수 있을 것 같다 . 

 

3가지 정도의 메일 , 문서 , 문서의 작성 에 있어 

메일은 기록과 정확성 그리고 속도를 중시할때 자주 사용하고 문서를 이용할때는 정식 사령장 및 고지나 기밀성을 위해서 혹은 보관용으로 문서의 작성 규정이 있는 서류는 (신청서 품의서 규정 등 ) 보관을 규정하여 사용하게 된다. 

 

 

누가 누구에게 작성하는지에 따라 분류하기도 한다.

회사 상사 -> 사원	통지서, 전달문 , 사령장 , 규정
사원 -> 상사	신고서 , 신청서, 품의서, 기획서 , 보고서, 시말서
사원 -> 사원	회람문 , 의뢰서, 통지서 , 메모류
기타	진행표 , 면접 체크표

 

너무나 당연한 이야기인데 문서 작성의 규정중 가장 중요한 부분은 

언제, 어디서, 누가 , 무엇을, 왜 어떻게 , 얼마에

에 관련된 내용을 정확하게 전달하는것이다. 

정해진 서식이 없다면 a4 사이즈 1장에 정리한다. 상세한 데이터나 자료는 별첨 참조 해서 문서에 첨부하는것이 좋다. 

 

결론부터 작성하고 상세한 내용은 각 항목에 정리하도록한다. 최대한 간결하게 작성하는것이 중요하다. 정확한 데이터나 수치를 사용한다. 이부분이 가장 중요한데 대부분 신입 및 처음 일을 하는 경우는 현재가 2021년이면 구글링이나 다양한 방법을 통해서 2020년 대비 혹은 최근 3년 자료를 가져와야한다. 그러나 가끔 신입 분들이나 대외활동 초반이면 구글링을 통해서 뉴스 기사에 있는 데이터를 때려 넣던가 아니면 인포그래픽을 떡하니 붙이고 자료의 출처가 $$ 신문 등인 경우가 있는데, 이는 주의해야한다. 

 

모르겠거나 자료의 출처 혹은 현재 일하는 분야의 데이터의 최신 및 정보를 얻고 싶다면 최소한에 통계청 가이드나 혹은 사수에게 분야에서 쓰는 ( 데이터 모니터 혹은 factset 등등 분야별로 정보를 제공하는곳) 최고 혹은 자주쓰이는 자료가 어디에서 발간 혹은 데이터를 유료든 무료든 제공하는 사이트정도는 알아두도록하자. 

 

서류는 사내 그룹웨어에 있는 내용을 기준으로 많이 사용하는 것 같다. 아니면 만들어서 사용하거나 할경우에 그 서류가 지속적으로 사용될 표준 이 될 것인지 아닌지에 따라 별첨인지 아니면 정규문서로 올릴건지는 각 사내 문서 규정과 전자서류의 데이터베이스를 전체적으로 고려해서 상신해야한다. 

 

직장 생활에서 초년에서 배울 만한것들은 직장생활 및 업무 팁 이라고 검색하면 많이 나오기때문에 설명할 필요는 없겠지만 가끔 보고체계의 프로세스에서도 기업문화와 해야하는일을 명확하게 할 수 있는 기준을 정할 수 있을때가 많다 한번쯤은 생각해보면 좋을 것 같다.